В этой теме мы поговорим о том, как избежать стресса при организации совещаний или рабочих встреч и повысить их эффективность.
Хорошая подготовка есть половина успеха. Скачайте чек-лист, следуя которому вы будете чувствовать себя более уверенными.
Подготовка к встрече.
Если вы отвечаете за встречу, обратите внимание на следующие моменты:
Заранее определите цели встречи.
Включите важные вопросы в повестку дня.
Выберите участников встречи, обеспечьте их присутствие и раздайте им соответствующую документацию.
Объясните участникам их роль и чего от них ждут на встрече.
Зарезервируйте подходящий кабинет для встречи, проверьте наличие необходимого оборудования, освещения, кондиционирования и регулирования температуры, расстановки мебели, стульев.
Подготовьте соответствующие приемы анимации (графики, таблицы, слайды, модели).
Как участнику встречи вам необходимо:
Записать дату, время и место встречи в свои планы;
Знать цель и повестку дня;
Прочитать ранее полученную документацию.
В процессе встречи
Как руководитель встречи обеспечьте выполнение следующих задач:
Представьтесь, укажите свою роль и роль каждого, назначьте секретаря, который будет вести протокол;
Сделайте круговую презентацию, чтобы все участники кратко представились;
Заявите цель встречи, ее продолжительность и порядок обсуждения;
Следуйте повестке дня, начиная с самых важных пунктов;
Поощряйте участников выражать себя и выражать идеи;
При необходимости разрешайте споры;
Обобщите сказанное, при необходимости перефразируйте и оставьте только те решения и шаги, которые необходимо предпринять;
Запланируйте следующую встречу, укажите дату и время будущих встреч, если таковые будут.
Как участник встречи:
Комментируйте, высказывайте свои идеи
Слушайте других, демонстрируйте понимание своим коллегам
По возможности оставайтесь в рамках темы, избегайте отклонений, шушуканий и приглушенных разговоров
Запишите важные моменты и действиях, которые вам нужно предпринять.
После встречи
Если вы лицо, ответственное за встречу:
Составьте протокол, запишите основные моменты, чтобы не забыть о самом главном. При необходимости, отправьте его участникам и тем, кто пропустил участие в собрании.
Оцените инструменты анимации и встречу (можно предоставить участникам оценочные листы). Перед тем, как выйти из кабинета, убедитесь, что все в порядке.
Убедитесь, что предлагаемые решения и действия доходят до соответствующих лиц.
Убедитесь, что о принятых решениях проинформированы те, кто не смог участвовать на встрече.
По возможности, зарезервируйте место для следующей встречи.
Как участник встречи:
Заполните оценочный лист
Проинформируйте коллег, которые не имели возможности присутствовать на собрании, о решениях, влияющих на них, и о шагах, предпринятых для их выполнения.
Чтобы узнать больше, смотрите видеоуроки по теме СОВЕЩАНИЯ.
Для развития своих лидерских качеств, посмотрите видеоуроки ЛИДЕРСТВО.
Подпишитесь на мой блог, и вы будете получать свежие статьи о лидерстве, менеджменте, корпоративной культуре и личностном росте.
Comments