Руководство для проведения совещаний и рабочих встреч

Пост обновлен апр. 10

В этой теме мы поговорим о том, как избежать стресса при организации совещаний или рабочих встреч и повысить их эффективность.

Хорошая подготовка есть половина успеха. Скачайте чек-лист, следуя которому вы будете чувствовать себя более уверенными.





Подготовка к встрече.


Если вы отвечаете за встречу, обратите внимание на следующие моменты:

  • Заранее определите цели встречи.

  • Включите важные вопросы в повестку дня.

  • Выберите участников встречи, обеспечьте их присутствие и раздайте им соответствующую документацию.

  • Объясните участникам их роль и чего от них ждут на встрече.

  • Зарезервируйте подходящий кабинет для встречи, проверьте наличие необходимого оборудования, освещения, кондиционирования и регулирования температуры, расстановки мебели, стульев.

  • Подготовьте соответствующие приемы анимации (графики, таблицы, слайды, модели).


Как участнику встречи вам необходимо:

  • Записать дату, время и место встречи в свои планы;

  • Знать цель и повестку дня;

  • Прочитать ранее полученную документацию.





В процессе встречи


Как руководитель встречи обеспечьте выполнение следующих задач:

  • Представьтесь, укажите свою роль и роль каждого, назначьте секретаря, который будет вести протокол;

  • Сделайте круговую презентацию, чтобы все участники кратко представились;

  • Заявите цель встречи, ее продолжительность и порядок обсуждения;

  • Следуйте повестке дня, начиная с самых важных пунктов;

  • Поощряйте участников выражать себя и выражать идеи;

  • При необходимости разрешайте споры;

  • Обобщите сказанное, при необходимости перефразируйте и оставьте только те решения и шаги, которые необходимо предпринять;

  • Запланируйте следующую встречу, укажите дату и время будущих встреч, если таковые будут.


Как участник встречи:

  • Комментируйте, высказывайте свои идеи

  • Слушайте других, демонстрируйте понимание своим коллегам

  • По возможности оставайтесь в рамках темы, избегайте отклонений, шушуканий и приглушенных разговоров

  • Запишите важные моменты и действиях, которые вам нужно предпринять.




После встречи


Если вы лицо, ответственное за встречу:

  • Составьте протокол, запишите основные моменты, чтобы не забыть о самом главном. При необходимости, отправьте его участникам и тем, кто пропустил участие в собрании.

  • Оцените инструменты анимации и встречу (можно предоставить участникам оценочные листы). Перед тем, как выйти из кабинета, убедитесь, что все в порядке.

  • Убедитесь, что предлагаемые решения и действия доходят до соответствующих лиц.

  • Убедитесь, что о принятых решениях проинформированы те, кто не смог участвовать на встрече.

  • По возможности, зарезервируйте место для следующей встречи.


Как участник встречи:


  • Заполните оценочный лист

  • Проинформируйте коллег, которые не имели возможности присутствовать на собрании, о решениях, влияющих на них, и о шагах, предпринятых для их выполнения.


Чтобы узнать больше, смотрите видеоуроки по теме СОВЕЩАНИЯ.

Для развития своих лидерских качеств, посмотрите видеоуроки ЛИДЕРСТВО.


Подпишитесь на мой блог, и вы будете получать свежие статьи о лидерстве, менеджменте, корпоративной культуре и личностном росте.


Просмотров: 0Комментариев: 0