Руководство для проведения совещаний и рабочих встреч

Обновлено: апр. 10

В этой теме мы поговорим о том, как избежать стресса при организации совещаний или рабочих встреч и повысить их эффективность.

Хорошая подготовка есть половина успеха. Скачайте чек-лист, следуя которому вы будете чувствовать себя более уверенными.





Подготовка к встрече.


Если вы отвечаете за встречу, обратите внимание на следующие моменты:

  • Заранее определите цели встречи.

  • Включите важные вопросы в повестку дня.

  • Выберите участников встречи, обеспечьте их присутствие и раздайте им соответствующую документацию.

  • Объясните участникам их роль и чего от них ждут на встрече.

  • Зарезервируйте подходящий кабинет для встречи, проверьте наличие необходимого оборудования, освещения, кондиционирования и регулирования температуры, расстановки мебели, стульев.

  • Подготовьте соответствующие приемы анимации (графики, таблицы, слайды, модели).


Как участнику встречи вам необходимо:

  • Записать дату, время и место встречи в свои планы;

  • Знать цель и повестку дня;

  • Прочитать ранее полученную документацию.





В процессе встречи


Как руководитель встречи обеспечьте выполнение следующих задач:

  • Представьтесь, укажите свою роль и роль каждого, назначьте секретаря, который будет вести протокол;

  • Сделайте круговую презентацию, чтобы все участники кратко представились;

  • Заявите цель встречи, ее продолжительность и порядок обсуждения;

  • Следуйте повестке дня, начиная с самых важных пунктов;

  • Поощряйте участников выражать себя и выражать идеи;

  • При необходимости разрешайте споры;

  • Обобщите сказанное, при необходимости перефразируйте и оставьте только те решения и шаги, которые необходимо предпринять;

  • Запланируйте следующую встречу, укажите дату и время будущих встреч, если таковые будут.


Как участник встречи: